Konsep dasar sistem

Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Salah satu teori mengenai sistem secara umum pertama kali yaitu, teori yang diuraikan oleh Kenneth Boulding terutama menekankan perhatian terhadap setiap bagian yang membentuk sebuah sistem. Teori sistem mengatakan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi harus mendapat perhatian penuh dari pemimpin organisasi secara merata baik komponen fisik maupun non-fisik.Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah memasukan (input),pengolahan (processing), dan keluaran (output).

Konsep lain yang terkandung di dalam definisi tentang sistem adalah konsep sinergi. Konsep ini di dalam suatu sistem adalah output dari suatu organisasi di harapkan lebih besar daripada output individual atau output masing-masing bagian. Kegiatan bersama dari bagian yang terpisah, tetapi saling berhubungan secara bersama-sama akan menghasilkan efek total yang lebih besar daripada jumlah bagian secara individu dan terpisah. Karena itu, sistem organisasi mengutamakan pekerjaan-pekerjaan di dalam tim. Selain itu, cara pandang sistem suatu pelaksanaan pekerjaan secara integratif baik menyangkut manusia, perkakas, metode, maupun sumber daya yang dimanfaatkan. Karena itu, ada banyak macam cara untuk mengkategorikan suastu sistem. Seperti: sistem terbuka atau tertutup, sistem manusia, sistem mesin, atau gabungan keduanya, sistem deterministik atau probabilistik dan masih banyak lagi.

Istilah “SISTEM” untuk sekarang ini masih banyak dipakai. Sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan. Model dasar dari bentuk sistem ini adalah adanya masukan, pengolahan, dan keluaran. Akan tetapi, sistem ini dapat dikembangkan hingga menyertakan media penyimpanan. Sistem dapat terbuka dan tertutup, akan tetapi sistem informasi biasanya adalah sistem terbuka yang dapat menerima beberapa masukan dari lingkungan luarnya.

Melakukan unsur sistem atas subsistem adalah tindakan penting dalam menyederhanakan perancangan sistem. Penggunaan sistem biasanya membutuhkan beberapa mekanisme pemisah untuk mengurangi kerumitan dalam koordinasi dan komunikasi. Pengendalian dalam sistem adalah berdasar kepada umpan balik yang dapat terbuka dan tertutup. Sedangkan penyaringan dapat digunakan untuk persyaratan pengolahan dengan mengurangi masukan. Hukum variasi kebutuhan menjadi penting untuk merancang sistem pengendalian karena menyatakan perlunya suatu metode yang mengadakan tanggapan pengendalian bagi setiap keadaan variable yang terkendali. Rancangan sistem diterapkan dalam tahapan teratur pada analisi sistem dan pada manajemen proyek. Konsep-konsep sistem juga mempunyai penerapan langsung pada perancangan sistem informasi (sisfo).

Pengertian Subsistem

Konsep sebuah sistem menuntut perancangnya mempertimbangkan sistem sebagai suatu keseluruhan. Akan tetapi, keseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis secara rinci. Oleh karena itu, sistem dibagi atau diuraikan atas beberapa subsistem. Pengertian sebuah subsistem sebenarnya merupakan bagian dari sistem itu sendiri.

Norman L. Enger dalam bukunya mengatakan bahwa subsistem adalah serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem.

Batasan dan penghubung atau interface didalam suatu sistem ditelaah secara cermat untuk menjamin bahwa jumlah semua susbsistem merupakan keseluruhan sistem. Sebagai contoh, proses penggusuran sebuah sistem menjadi beberapa subsistem yang yang lebih kecil lagi sehingga mencapai ukuran yang mudah untuk ditangani. Proses menjadikan faktor-faktor suatu sistem ke dalam subsistem adalah penting dalam menyederhanakan masalah.

Pembatasan subsistem penting bagi pemeliharaan sistem. Apabila suatu subsistem mempunyai suatu batas yang jelas dan penghubungnya (interface) diuraikan dengan jelas pula, maka suatu perubahan atau pembetulan dapat diadakan lebih mudah daripada susbsistem tersebut disimpan dalam proses yang lebih besar.

Pengertian Sistem

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya antara satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Setiap sistem pasti terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Setiap sistem terdiri dari berbagai sistem yang lebih kecil yang disebut subsistem.

Pendekatan sistem menjelaskan sesuatu yang dipandang dari sudut pandang sistem serta berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem tersebut. Keberhasilan komponen-komponen yang dipertimbangkan secara bersama sebagai suatu sistem mungkin lebih besar daripada jumlah keberhasilan setiap komponen yang dipertimbangkan secara terpisah.

Dalam mendefinisikan sistem, terdapat dua kelompok pendekatan, yang pertama yaitu menekankan pada prosedur dan menekankan pada komponen atau elemen. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan bahwa sistem sebagai sebuah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang telah ditargetkan. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Selanjutnya, pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan bahwa sistem sebagai kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Sebuah sistem pasti memiliki maksud tertentu. Ada yang mengatakan bahwa suatu sistem untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan mencapai suatu sasaran (objective). Biasanya, tujuan dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Misalnya sistem bisnis, maka istilah goal yang cocok digunakan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem yang lain, yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat digunakan. Jadi, tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut.

Karakteristik sistem

Karakteristik sistem adalah sebagai berikut:

1. Komponen (components)
   Komponen sistem atau elemen sistem adalah semua hal yang menjadi bagian penyusun sistem, dapat berupa benda nyata ataupun abstrak.
2. Batas (boundary)
   Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain agar tidak menyulitkan saat memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.
3. Lingkungan (environments)
   Lingkungan sistem adalah semua hal yang berada diluar sistem, dapat merugikan ataupun menguntungkan.
4. Punghubung/antarmuka (interface)
   Penghubung/antarmuka adalah semua hal yang menjadi penghubung antarkomponen sistem. Interface menjadi sarana setiap komponen untuk saling berinteraksi dan berkomunikasi.
5. Masukan (input)
   Masukan adalah komponen sistem yang merupakan bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.
6. Pengolahan (processing)
   Pengolahan adalah komponen sistem yang paling penting dalam mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna.
7. Keluaran (output)
   Keluaran adalah komponen sistem yang merupakan hasil dari komponen pengolahan.
8. Sasaran (objectives) dan Tujuan (goal)
   Agar mencapai sasaran dan tujuan sistem, setiap komponen dalam sistem harus dijaga.
9. Kendali (control)
   Agar bekerja sesuai dengan fungsi masing-masing, setiap komponen harus diperhatikan dan dijaga.
10. Umpan balik (feedback)
    Umpan balik diperlukan oleh kontrol untuk mengetahui adanya penyimpangan agar dapat dikembalikan pada kondisi normal.

Klasifikasi Sistem

Sistem informasi merupakan kesatuan antara komponen satu dengan lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi. Setiap sistem memiliki sasaran berbeda-beda dalam setiap permasalahan yang terjadi dari tiap sistem tersebut. Dari kasus tersebut, sistem memiliki klarifikasi dari berbagai sudut pandang. Terdapat 8 klarifikasi dalam sistem informasi ini, yaitu; sistem abstrak, sistem fisik, sistem alamiah, sistem buatan manusia, sistem deterministik, sistem probabilistik, sistem terbuka, dan sistem tertutup.

Sistem abstrak (abstract system). Sistem ini berisi mengenai gagasan atau konsep yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia. Maksudnya, dalam sistem tersebut terjadi pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Hal inilah terjadi sistem yang tidak tampak oleh manusia, akan tetapi hal itu bisa dirasakannya.

Sistem fisik (physical system). Sistem ini merupakan sistem yang ada dan nampak secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem transportasi, dan sistem sekolah. Dalam sistem komputer, terdapat elemen berupa peralatan yang berfungsi secara bersamaan sebagai alat dalam menjalankan pengolahan data. Begitupun dengan sistem lainnya yang memiliki elemen-elemen tersendiri.

Sistem alamiah (natural system). Merupakan sistem yang ada karena proses alam. Dalam sistem ini, tidak dibuat oleh manusia. Seperti sistem perputaran bumi, sistem tata surya, dan sistem terjadinya siang dan malam. Sistem tersebut terwujud tanpa ada campur tangan dari manusia.

Sistem buatan manusia (human made system). Sistem ini terbuat dari hasil karya manusia yagn melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang biasa disebut human-machine system atau ada yang menyebutkan machine system. Seperti contoh, sistem komputer. Dari sistem tersebut, mesin bergantung pada manusia yang mengoperasikannya.

Sistem deterministik (deterministic system). Sistem ini merupakan suatu sistem yang bergerak atau beroperasi dengan cara yang dapat diperkirakan secara tepat, dan dapat mengetahui interaksi yang terjadi pada setiap bagian-bagiannya. Misal pada sistem komputer dan operation system android. Yang mana sistem tersebut akan bergerak dengan perkiraan sebuah kode-kode sistem yang berfungsi untuk menjalankan sistem satu dengan yang lain.

Sistem probabilistik (probabilistic system). Merupakan suatu sistem yang tidak dapat memperkirakan hasil akhirnya atau kondisi masa depannya secara tepat, karena memiliki unsur probabilitas-kemungkinan atau tidak menentu-. Misalnya, dalam sistem persediaan barang, sistem pemilihan presiden, dsb. Sistem-sistem tersebut merupakan sistem probabilistik karena tidak dapat diprediksi dalam hasilnya.

Sistem terbuka. Sistem ini memungkinkan terjadinya pertukaran materi dan energi antara sistem dengan lingkungan. Contohnya, tumbuhan dan hewan. Tumbuhan biasanya menyerap air dan karbondioksida dari lingkungan. Tumbuhan juga membutuhkan kalor yang dipancarkan oleh matahari. Dengan begitu, setiap sistem ini akan dipengaruhi oleh lingkungan.

Sistem tertutup. Berbeda dengan sistem terbuka, sistem tersebut merupakan kebalikannya. Yaitu, sistem yang tidak memungkinkan terjadinya pertukaran materi antara sistem dan lingkungannya, dalam hal ini akan terjadi isolasi. Misal termos air panas. Dinding bagian dalam termos tersebut terbuat dari bahan isolator, yaitu tidak menghantarkan panas. Dalam kesehariannya, memang banyak sistem terisolasi buatan yang kurang ideal. Minimal terdapat energi yang keluar, walaupun jumlahnya sangat kecil.

Dalam redaksi lain, menyebutkan bahwa dalam sistem informasi terdapat juga klarifikasi yang berupa sistem sederhana dan sistem kompleks. Sistem sederhana biasa dikenal sebagai sistem yang tidak rumit atau memiliki kerumitan yang rendah. Seperti, sistem yang terjadi pada sepeda. Sebaliknya, sistem kompleks memiliki tingkat kerumitan yang lebih tinggi. Misal pada sistem yang terjadi pada otak manusia.